Datenschutz-Information für Mieter

Wir möchten Sie informieren, wie wir mit Ihren Daten, die Sie VIVAWEST zur Verfügung stellen, umgehen. Den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten nehmen wir sehr ernst, deshalb behandeln wir Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutz-Information.

Ihre personenbezogenen Daten (z.B. Name, Anschrift, E-Mail, Telefonnummer u. ä.) werden von uns nur gemäß den Bestimmungen des europäischen und deutschen Datenschutzrechts verarbeitet. Die rechtlichen Grundlagen des Datenschutzes finden Sie u. a. in der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Nachstehende Regelungen informieren Sie insoweit über die Art, den Umfang und Zweck der Erhebung, die Nutzung und die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch VIVAWEST sowie Ihre diesbezüglichen Rechte.

1.     Begriffsbestimmungen

Diese Datenschutzerklärung beinhaltet Begriffe, die durch den Europäischen Verordnungsgeber in der DS-GVO verwendet wurden. Unsere Datenschutzerklärung soll sowohl für die Öffentlichkeit als auch für unsere Kunden und Geschäftspartner einfach lesbar und verständlich sein. Um dies zu gewährleisten, möchten wir vorab die verwendeten Begrifflichkeiten erläutern.

Wir verwenden in dieser Datenschutzerklärung unter anderem die folgenden Begriffe:

a)       personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

b)       Verarbeitung

Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

c)       Einschränkung der Verarbeitung

Einschränkung der Verarbeitung ist die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken.

d)       Profiling

Profiling ist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese personenbezogenen Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere, um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftlicher Lage, Gesundheit, persönlicher Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen.

e)       Pseudonymisierung

Pseudonymisierung ist die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, auf welche die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zugewiesen werden.

f)       Verantwortlicher oder für die Verarbeitung Verantwortlicher

Verantwortlicher oder für die Verarbeitung Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so kann der Verantwortliche beziehungsweise können die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden.

g)       Auftragsverarbeiter

Auftragsverarbeiter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

h)       Empfänger

Empfänger ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger.

i)       Dritter

Dritter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.

j)       Einwilligung

Einwilligung ist jede von der betroffenen Person freiwillig für den bestimmten Fall in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

2.     Für die Verarbeitung Verantwortlicher/Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher im Sinne der DS-GVO, sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter ist die:

Vivawest Wohnen GmbH
vertreten durch die Geschäftsführer Claudia Goldenbeld (Sprecherin) und Dr. Ralf Brauksiepe
Vorsitzender des Aufsichtsrats: Dr. Helmut Linssen

Nordsternplatz 1
D-45899 Gelsenkirchen
Telefon: 0209/380-0
E-Mail allgemein: info(at)vivawest.de

Sie können sich jederzeit bei allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Der Datenschutzbeauftragte von VIVAWEST nimmt auch Ihren jederzeit möglichen Widerspruch hinsichtlich der Nutzung Ihrer Daten entgegen. Hierzu können Sie unsere Kontaktdaten nutzen

Datenschutzbeauftragte: Nana Vomfell
c/o Vivawest Wohnen GmbH
Nordsternplatz 1
D-45899 Gelsenkirchen

Telefon: 0209/380-0

E-Mail Datenschutzbeauftragter: datenschutz(at)vivawest.de 

 

Die für VIVAWEST nach Art. 56 DS-GVO und § 19 BDSG zuständige Aufsichtsbehörde ist die

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle(at)ldi.nrw.de

 

3.     Zwecke zu denen Ihre Daten erhoben und verarbeitet werden und die Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nur für die hier ausdrücklich genannten Zwecke.
Soweit uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte, vorher genannte Zwecke erteilt wurde, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis der Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

Nach dem geltenden Recht dürfen wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn:

  • Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO),
  • die Verarbeitung der personenbezogenen Daten für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihren Antrag erfolgen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO), hier Mietvertrag,
  • die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der VIVAWEST unterliegt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO),
  • die Verarbeitung ist erforderlich, um lebenswichtige Interessen von Ihnen oder einer anderen natürlichen Person zu schützen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. d DS-GVO),
  • die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem für die Verarbeitung Verantwortlichen übertragen wurde (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO),
  • die Verarbeitung für die Wahrung der berechtigten Interessen von VIVAWEST oder eines Dritten erforderlich ist und Ihre Interessen oder Ihre Grundrechte und Grundfreiheiten nicht überwiegen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO).

Im Rahmen des Mietverhältnisses verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die folgenden Zwecke:

a)       Vertragsabwicklung

 

VIVAWEST verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, d. h. u. a. Ihre persönlichen Daten, Abrechnungsdaten, Schadensmeldungen etc. zur Erfüllung des Vertrages mit Ihnen. Insbesondere erfasst sind die Erfassung und Abrechnung der Betriebs- und Heizkosten, Bereitstellung von Multimedialeistungen, die Entgegennahme von Mängelmeldungen und Schäden am Mietobjekt und deren Beseitigung, die Kommunikation mit Ihnen und ggf. der Versand von Mahnungen.
Rechtsgrundlage für die vorstehend beschriebene Datenverarbeitung ist die Verarbeitung zur Vertragserfüllung, Vertragsdurchführung und ggf. Vertragsbeendigung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO).

b)       Übermittlung Kontaktdaten an Handwerker

VIVAWEST lässt Reparaturen an der Mietsache (Kleinreparaturen in Mieterhand – KiM) in der Regel durch Dienstleister durchführen, mit denen ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen ist (KiM-Partner). In Einzelfällen kann es erforderlich sein, dass Dienstleister, Handwerker oder sonstige Fachbetriebe nicht im Rahmen einer Auftragsverarbeitung für VIVAWEST tätig werden. In diesen Fällen übermittelt VIVAWEST Ihren Namen, Ihre Anschrift und Ihre Kontaktdaten an den Auftragnehmer. Die Übermittlung der vorgenannten Daten ist zum Zwecke der Erfüllung des mit Ihnen abgeschlossenen Vertrages und zur Erfüllung der Pflichten hieraus erforderlich.

c)       Übermittlung Kontaktdaten an Versorgungsunternehmen

Falls Sie sich nicht pflichtgemäß bei einem Versorgungsunternehmen (Stromanbieter; Gasanbieter etc.) an- oder abmelden, gibt VIVAWEST Ihren Namen und Ihre Anschrift an Versorgungsunternehmen weiter, um Sie zum Zwecke der Energieversorgung an- oder abzumelden. Diese Verarbeitung ist durch eine Interessenabwägung zugunsten von VIVAWEST gerechtfertigt. VIVAWEST hat ein berechtigtes Interesse daran, Ihre Daten an Energieversorger zu übermitteln. Durch die Übermittlung Ihrer Daten wird VIVAWEST aus dem Vertragsverhältnis entlassen und muss Ihre Energieverbräuche nicht bezahlen. Ihre Daten werden lediglich zu den oben genannten Zwecken verwendet, die – soweit Sie nicht widersprochen haben – auch in Ihrem Interesse liegen.

d)       Werbung

VIVAWEST nutzt Ihren Namen und Ihre Anschrift, um Ihnen Informationen über Leistungen und Services des Vivawest-Konzerns zukommen zu lassen (z. B. Kinderferienfreizeiten, Sportveranstaltungen, karitative Veranstaltungen, Mieterzeitschriften). Um Ihnen Produktinformationen zu Waren oder Dienstleistungen von VIVAWEST zukommen zu lassen, welche denen ähnlich sind, die Sie als Bestandskunde bereits in Anspruch genommen haben, nutzt VIVAWEST auch die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse, wenn Sie nicht widersprochen haben.

Diese Verarbeitung ist zur Wahrung berechtigter Interessen von VIVAWEST erforderlich und ist durch eine Interessenabwägung zu Ihren Gunsten nicht ausgeschlossen. Ohne die Verwendung dieser Daten kann VIVAWEST Ihnen keine Direktwerbung unterbreiten. VIVAWEST hat auch ein berechtigtes Interesse daran, Ihre Daten zum Zwecke der Direktwerbung für auf Sie maßgeschneiderte Produkte und Leistungen von VIVAWEST zu verarbeiten, nämlich die Förderung des eigenen Absatzes von eigenen Produkten und Leistungen, die Verbesserung von Produkten und Services, die Steigerung des Bekanntheitsgrades von VIVAWEST und die Förderung von Netzwerken und Institutionen in den Wohnvierteln. Ihr schutzwürdiges Interesse, dass Ihre vorstehenden Daten nicht zu diesem Zweck verwendet werden, überwiegt das berechtigte Interesse von VIVAWEST nicht, da wir diese Daten dem beschriebenen Verarbeitungszweck angemessen verwenden und hierfür auch keine sensiblen Daten aus dem Vertragsverhältnis nutzen. Die Nutzung Ihrer Daten zu Werbezwecken stellt zudem eine Verarbeitung dar, mit welcher Sie in bestehenden vertraglichen Beziehungen oder nach der Äußerung von Interesse an Produkten und Leistungen von VIVAWEST rechnen können, sodass nicht von einer Belästigung durch die Direktwerbung auszugehen ist. Zudem nutzt VIVAWEST Ihre vorstehend genannten Daten zur Direktwerbung nur dann, wenn Sie dem nicht widersprochen haben. VIVAWEST achtet durch die gewählten Kommunikationskanäle für die Werbung (Post und bei Eigenwerbung für Bestandkunden auch per E-Mail) darauf, dass diese eine möglichst geringe Störintensität für Sie aufweisen.

e)       Werbung für Dritte und durch Dritte

VIVAWEST nutzt Ihren Namen und Ihre Anschrift auch, um Ihnen im Rahmen der werbliche Ansprache Produktinformationen über Produkte und Dienstleistungen von Dritten (z. B. Unternehmen des Vivawest-Konzerns, Geschäftspartner, die wohnungsnahe Produkte und Dienstleistungen oder die Produkte und Leistungen über das VIVAWEST-Kundenportal anbieten) zukommen zu lassen. Diese Verarbeitung ist durch eine Interessenabwägung zugunsten von VIVAWEST gerechtfertigt. Wie bereits dargestellt, hat VIVAWEST ein berechtigtes Interesse, Ihnen Direktwerbung zukommen zu lassen. Dies schließt auch Direktwerbung für Produkte und Dienstleistungen von Dritten mit ein. Durch die Übermittlung von Werbung von Dritten im Zusammenhang mit eigener Werbung von VIVAWEST kann Ihr Interesse an diesen Produkten und Dienstleistungen gesteigert werden, was zu einer Steigerung des Absatzes bei VIVAWEST und dem Dritten führt. Wie auch bei eigener Direktwerbung tritt Ihr Interesse daran, dass Ihre Daten nicht für diese Zwecke der Direktwerbung genutzt werden, zurück. Zum einen erhalten Sie Kenntnis von attraktiven Angeboten Dritter (z. B. vergünstigte Strom- oder Gaspreise oder Multimedialeistungen ausschließlich für VIVAWEST-Mieter, Online-Vorteilswelt, Elektromobilität). Zum anderen ist die Belästigungsintensität durch Postwerbung gering und Sie haben das Recht der Nutzung Ihrer Daten zu widersprechen.

f)       Mieterzeitung

VIVAWEST nutzt Ihren Namen, Anschrift und Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse), um Ihnen die Mieterzeitung „bei uns“ per Brief oder per elektronischer Post (derzeit E-Mail) zu schicken. Diese Verarbeitung ist zur Wahrung berechtigter Interessen von VIVAWEST gerechtfertigt und ist durch eine Interessenabwägung zu Ihren Gunsten nicht ausgeschlossen. VIVAWEST nutzt die Mieterzeitung, um Sie über mieterrelevante Aktivitäten des Unternehmens zu informieren und gibt Ihnen hilfreiche Wohn- und Freizeittipps. Ihr schutzwürdiges Interesse, dass Ihre vorstehenden Daten nicht zu diesem Zweck verwendet werden, überwiegt das berechtigte Interesse von VIVAWEST nicht, da wir diese Daten dem beschriebenen Verarbeitungszweck angemessen verwenden und hierfür auch keine sensiblen Daten aus dem Vertragsverhältnis nutzen. Dazu erscheint die Mieterzeitung vier Mal pro Jahr, so dass durch die Zusendung des Magazins eine geringe Störintensität aufweist. VIVAWEST gibt unter Umständen Ihren Namen und Ihre Anschrift an Medienagenturen und/oder Versanddienstleister weiter, um Ihnen die Mieterzeitung zukommen zu lassen. Diese Dienstleister werden im Auftrag und nach Weisung von VIVAWEST tätig. Sie haben das Recht der Nutzung Ihrer Daten zum Zwecke der Zusendung der Mieterzeitung zu widersprechen.

g)       Markt- und Meinungsforschung

VIVAWEST gibt Ihren Namen und Ihre Anschrift auch an Markt- und Meinungsforschungsinstitute weiter, um von diesen Umfragen durchführen zu lassen. Die Markt- und Meinungsforschungsunternehmen werden im Auftrag und nach Weisung von VIVAWEST tätig. Durch diese Umfragen verschaffen wir uns einen Überblick über aktuelle Entwicklungen und Trends der Nachfrage, die Qualität unserer Produkte, Services, Dienstleistungen und Kommunikation und können diese in Ihrem Sinne ausrichten, gestalten und verbessern. Diese Verarbeitung ist durch eine Interessenabwägung zugunsten von VIVAWEST gerechtfertigt. VIVAWEST hat ein berechtigtes Interesse daran, Ihre Daten zu Zwecken der Markt- und Meinungsforschung zu verarbeiten, nämlich der Verbesserung der Produkte, Services, Dienstleistungen und Kommunikation. Die Nutzung Ihrer Daten zu Zwecken der Markt- und Meinungsforschung stellt zudem eine Verarbeitung dar, mit welcher Sie in bestehenden vertraglichen Beziehungen rechnen können, sodass nicht von einer Belästigung durch die Markt- und Meinungsforschung auszugehen ist. Ihre Daten werden lediglich zu den oben genannten Zwecken verwendet, die – soweit Sie nicht widersprochen haben – auch in Ihrem Interesse liegen.
Erfolgt die Markt- und Meinungsforschung auf einem anderen als auf dem Postweg, wird diese nur durchgeführt, wenn Sie uns hierfür eine gesonderte Einwilligung in die Datenverarbeitung erteilt haben.

h)       Kundenzufriedenheitsbefragung

VIVAWEST nutzt Ihren Namen, Anschrift, angemietete Wohnung, Größe, Lage und Ausstattung, Höhe der Miete und der Mietnebenkosten und/oder vergleichbare Daten, von Ihnen vorgebrachte Anliegen, Beschwerden und/oder Anmerkungen, um Umfragen zu Ihrer Zufriedenheit mit der Mietwohnung und zu den zur Vertragsabwicklung gehörenden Leistungen durchzuführen oder durchführen zu lassen. Durch diese Umfragen verschaffen wir uns einen Überblick über die Beschaffenheit der Mietsache, die Durchführung von Reparaturen und Mängelbeseitigungen durch Dienstleister, Erreichbarkeit von VIVAWEST etc. Ziel dieser Umfragen ist es, dauerhaft einen vertragskonformen Zustand der Mietsache und die ordnungsgemäße, kunden- und serviceorientierte Leistungserbringung im Rahmen des Mietverhältnisses zu gewährleisten. Diese Verarbeitung ist zur Wahrung berechtigter Interessen von VIVAWEST erforderlich und ist durch eine Interessenabwägung zu Ihren Gunsten nicht ausgeschlossen. Ihr schutzwürdiges Interesse, dass Ihre vorstehenden Daten nicht zu diesem Zweck verwendet werden, überwiegt das berechtigte Interesse von VIVAWEST nicht, da wir diese Daten dem beschriebenen Verarbeitungszweck angemessen verwenden und hierfür auch keine sensiblen Daten aus dem Vertragsverhältnis nutzen. Die Nutzung Ihrer Daten zu den genannten Zwecken stellt zudem eine Verarbeitung dar, mit welcher Sie in bestehenden vertraglichen Beziehungen rechnen können. Die Datenverarbeitung liegt auch in Ihrem Interesse, da VIVAWEST dadurch den vertragsgemäßen Zustand der Mietsache und die ordnungsgemäße kunden- und serviceorientierte Leistungserbringung im Rahmen des Mietverhältnisses gewährleisten kann. VIVAWEST gibt unter Umständen Ihren Namen, Anschrift und Kontaktdaten an Dienstleister weiter, um von diesen die Umfragen durchführen zu lassen. Diese Dienstleister werden im Auftrag und nach Weisung von VIVAWEST tätig. Sie haben das Recht der Nutzung Ihrer Daten zum Zwecke der Kundenzufriedenheitsbefragung zu widersprechen.

i)       Übermittlung an Sozialbehörden

VIVAWEST kann Ihren Namen, Ihre Anschrift und Mietrückstände bei offenen Forderungen in Höhe von wenigstens zwei Monatsmieten an die zuständigen Sozialbehörden übermitteln. Diese Verarbeitung ist zur Wahrung berechtigter Interessen von VIVAWEST erforderlich und ist durch eine Interessenabwägung zu Ihren Gunsten nicht ausgeschlossen. VIVAWEST hat ein berechtigtes Interesse daran, Ihre Daten an die Sozialbehörden zu übermitteln, nämlich den Ausgleich der offenen Forderungen von VIVAWEST zur Fortsetzung des Vertragsverhältnisses. Ihr schutzwürdiges Interesse, dass Ihre vorstehenden Daten nicht zu diesem Zweck verwendet werden, überwiegt das berechtigte Interesse von VIVAWEST nicht, da die Übermittlung – soweit Sie nicht widersprochen haben – auch in Ihrem Interesse liegt. Durch die Übermittlung an die Sozialbehörden kann eine fristlose Kündigung des Mietverhältnisses und damit verbundene drohende Obdachlosigkeit verhindert werden.

j)       Weiter Zwecke der Datenverarbeitung

Neben den vorgenannten Zwecken hat VIVAWEST ein berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung in folgenden Fällen:

  •           Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
  •           Gewährleistung der Gebäude- und Anlagensicherheit und zur Verhinderung und Aufklärung von Straftaten (z.B. Zutrittskontrollen mithilfe elektronischer Schließanlagen, Videoüberwachungen),
  •           Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebes,
  •           Wissenschaftliche Forschungszwecke zur Ermittlung von Einsparpotentialen hinsichtlich Energieverbräuchen und zur Optimierung der Wohnqualität,
  •           Wahrnehmung der gesetzlich vorgeschriebenen Verpflichtungen (z.B. Legionellen Untersuchungen entsprechend der Trinkwasserverordnung),
  •           Ausübung der gesetzlichen Informationspflicht im Rahmen von Auskunftsersuchen Dritter (z.B. Ermittlungsbehörden, Ämter),
  •           Interne Auswertungen zur Analyse des Immobilienmarktes sowie der Nachfragesituation.

Sofern neben den bereits bestehenden Zwecken andere Zwecke zur Datenverwendung bestehen, prüft VIVAWEST, ob diese weiteren Zwecke mit den ursprünglichen Erhebungszwecken kompatibel und damit vereinbar sind. Ist dies nicht der Fall, wird VIVAWEST Sie über eine solche Zweckänderung informieren, es sei denn, dass Sie sind bereits über diese Information verfügen oder eine Information gesetzlich nicht erforderlich ist. Liegt keine anderweitige Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung vor, wird VIVAWEST Ihre Daten nicht ohne Ihre Einwilligung verwenden.

4.     Freiwilligkeit und Bereitstellung personenbezogener Daten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen diejenigen personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Datenverarbeitung ist VIVAWEST nicht in der Lage, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen oder diesen durchzuführen. Sofern eine Angabe freiwillig erfolgen kann, ist dies gesondert gekennzeichnet.

VIVAWEST ist zur Bereitstellung von Daten vor allem aus den Meldegesetzen, den Sozialgesetzbüchern, den Steuergesetzen und der Heizkostenverordnung gesetzlich verpflichtet.

5.     Datenverarbeitung im Rahmen der Portalnutzung

Im Rahmen der Nutzung des VIVAWEST-Kundenportals (nachfolgend das "Portal") werden Ihre personenbezogenen Daten durch VIVAWEST verarbeitet, um Ihnen die Funktionen des Portals vollumfänglich bereitstellen zu können.

Hierbei erfolgt eine Verarbeitung der folgenden personenbezogenen Daten des Mieters:

  •           Personalien: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Familienstand, Beruf, Kontaktdaten, Nationalität, Interessen und/oder vergleichbare Daten zur Person,
  •           Inhalt des Mietverhältnisses: angemietete Wohnung, Größe, Lage und Ausstattung, Höhe der Miete und der Mietnebenkosten und/oder vergleichbare Daten,
  •           Vom Mieter vorgebrachte Anliegen/Beschwerden/Anmerkungen und hiermit im Zusammenhang stehende Daten,
  •           Sonstige Daten, die für die Erbringung der Leistungen des Mieterportals erforderlich sind; z.B. durch den Mieter erteilte Lesebestätigungen.

Zum Teil erfordern die Funktionalitäten des Portals, z.B. bei Schadensmeldungen durch den Mieter, dass personenbezogene Daten an Dritte übermittelt werden, damit Vorgänge sachgerecht durchlaufen werden können, z.B. Behebung von Mängeln, Ermittlung von Verbrauchsdaten etc.

6.     Übermittlung an Dritte/Kategorien von Empfängern

Die Daten, die Sie uns übermitteln, werden von uns vertraulich behandelt. Personenbezogene Daten werden von uns grundsätzlich nicht verkauft, verbreitet oder gegen Entgelt Dritten überlassen, sondern dürfen ausschließlich für die in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke an Empfänger außerhalb weitergegeben werden. Die Vertraulichkeit und Sicherheit Ihrer Daten wird im Einklang mit unserer Datenschutzerklärung und dem geltenden Recht gewahrt.

Die Weitergabe Ihrer Daten z. B. an Behörden, Aufsichtsbehörden und Strafverfolgungsbehörden erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften, wenn es zur Verhinderung und Aufdeckung von Betrugsfällen und sonstigen Straftaten und/oder zur Gewährleistung der Datensicherheit erforderlich ist. 
Einige Dienstleistungen, wie z.B. die Verwaltung von Interessentendaten, erbringen wir unter Mitwirkung von Dritten. Wir haben diese Dienstleister sorgfältig ausgewählt und entsprechende Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten getroffen.

Des Weiteren können wir Dienstleistern Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten gewähren, die im Europäischen Wirtschaftsraum ansässig sind und die wir beauftragen, von VIVAWEST erfasste Daten zu verarbeiten und/oder unsere Datenbanken im Einklang mit geltendem Recht und dieser Datenschutzerklärung zu speichern, zu warten und zu pflegen.

Ihre Daten übermitteln wir an folgende Kategorie von Empfängern:

  •           Auftragsverarbeiter (z. B.: KiM-Partner, Handwerker, Ablesedienste, Rechenzentren, Multimediaanbieter, Versanddienstleister, Medienagenturen usw.)
  •           Handwerker
  •           Dienstleister
  •           Wartungsunternehmen
  •           Lieferanten
  •           Ingenieurbüros
  •           Energieversorger
  •           Kreditinstitute zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs
  •           Kautionskassen
  •           Auskunfteien
  •           Betreuer
  •           WEG-Verwalter
  •           Makler
  •           Kaufinteressenten/Käufer
  •           Gerichte
  •           Behörden
  •           Berufsgeheimnisträger (z. B. Rechtsanwälte/Notare/Steuerberater/Wirtschaftsprüfer)
  •           Beratungsunternehmen
  •           Versicherungen
  •           Labore
  •           Gerichtsvollzieher/Inkassounternehmen

Der zuständigen KiM-Partner ist abhängig von Ihrem Wohnort und lässt sich unter http://www.vivawest.de/kundenservice/servicekontakte.html abrufen.

 

7.     Aufbewahrung der personenbezogenen Daten

Unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen werden wir grundsätzlich die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten auch ohne Ihr Zutun löschen, wenn ihre Kenntnis zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich ist, sofern keine anderslautende gesetzliche Verpflichtung besteht. In diesen Fällen (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten) können Ihre Daten anstelle der Löschung gesperrt werden. Bei beendeten Mietverhältnissen werden die Daten in der Regel zehn Jahre nach Ablauf der Frist, in der Einwände gegen die letzte Betriebskosten- und/oder Heizkostenabrechnung geltend gemacht werden, gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt nur nach Ihrer Einwilligung.

8.     Datensicherheit

VIVAWEST hat zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz der verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Die Datenspeicherung erfolgt in einem abgeriegelten, zertifizierten Datenzentrum auf sicheren Rechnern die im europäischen Wirtschaftsraum betrieben werden.

9.     Ihre Rechte: Auskunft/Widerruf/Löschung u.a.

Sie haben das Recht:

  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über
    die Verarbeitungszwecke,
    die Kategorie der personenbezogenen Daten,
    die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden,
    die geplante Speicherdauer,
    das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch,
    das Bestehen eines Beschwerderechts,
    die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden,
    sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
  • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
  • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber VIVAWEST zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Der Widerruf kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an
    Vivawest Wohnen GmbH
    Nordsternplatz 1
    45899 Gelsenkirchen
    datenschutz(at)vivawest.de.
  •  gemäß Art. 77 DS-GVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder Geschäftssitzes von VIVAWEST wenden.

 

 

10.     SCHUFA-Hinweis

VIVAWEST führt bei Vertragsstörungen und Zwangsvollstreckungsmaßnahmen eine Prüfung Ihrer Bonität durch. VIVAWEST übermittelt zum Zwecke der Kreditwürdigkeitsprüfung des Mieters im Rahmen dieses Vertragsverhältnisses erhobene personenbezogene Daten über die Beantragung dieses Mietverhältnisses sowie Daten über nicht vertragsgemäßes oder betrügerisches Verhalten an die SCHUFA Holding AG, Kormoranweg 5, 65201 Wiesbaden.

Rechtsgrundlagen dieser Übermittlungen sind Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO. Übermittlungen auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO dürfen nur erfolgen, soweit dies zur Wahrung berechtigter Interessen des VIVAWEST oder Dritter erforderlich ist und nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.

Die SCHUFA verarbeitet Daten und verwendet sie auch zum Zwecke der Profilbildung (Scoring), um ihren Vertragspartnern im Europäischen Wirtschaftsraum und in der Schweiz sowie ggf. weiteren Drittländern (sofern zu diesen ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission besteht) Informationen unter anderem zur Beurteilung der Kreditwürdigkeit von natürlichen Personen zu geben. Nähere Informationen zur Tätigkeit der SCHUFA können dem SCHUFA-Informationsblatt, dass unsere Mitarbeiter Ihnen gerne aushändigen, entnommen oder online unter www.schufa.de/datenschutz eingesehen werden.

11.     Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO 

a)       Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) oder Art. 6 Abs. 1 e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen, wenn dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

b)       Werbewiderspruch

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch um Werbung zu betreiben. Sofern Sie keine Werbung erhalten möchten, haben Sie jederzeit das Recht, Widerspruch dagegen einzulegen. Diesen Widerspruch werden wir für die Zukunft beachten. Ihre Daten werden wir nicht mehr für Zwecke der Werbung verarbeiten, wenn Sie der Verarbeitung für diese Zwecke widersprechen.

c)       Adressat des Widerspruchs

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an

Vivawest Wohnen GmbH
Nordsternplatz 1
45899 Gelsenkirchen
datenschutz(at)vivawest.de

12.     Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben unbeschadet eines anderweitigen administrativen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mit der Datenschutz-Grundverordnung vereinbar ist. Kontaktdaten der Aufsichtsbehörde finden Sie oben unter Ziffer 2.

13.     Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, unsere Datenschutzerklärung bei Bedarf zu ändern. Die aktualisierte Datenschutzerklärung wird jeweils auf unseren Webseiten veröffentlicht. Bitte prüfen Sie regelmäßig die betreffende Seite. Vorbehaltlich der geltenden Rechtsvorschriften treten alle Änderungen in Kraft, sobald die aktualisierte Datenschutzerklärung veröffentlicht wird. Sollten wir bereits Daten über Sie erfasst haben und/oder einer gesetzlichen Informationspflicht unterliegen, werden wir Sie zusätzlich über wesentliche Änderungen unserer Datenschutzerklärung informieren.